Un trasporto. Sedici passaggi. Un sistema.
Dalla richiesta nella casella di posta alla fattura pagata: qui trovate che cosa succede in BAILOS a ogni passaggio. E soprattutto: chi lo esegue.
IA
prepara — legge, riconosce, assegna, calcola
VOI
decidete — verificate, approvate, negoziate
SISTEMA
esegue — raccoglie, verifica, distribuisce, documenta
La catena di trasporto in BAILOS
La richiesta entraSISTEMA
Un carico di un cliente o una capacità libera arriva da voi: via e-mail con PDF in allegato, come messaggio o per telefono. Tutto confluisce in un unico punto, invece di disperdersi tra caselle di posta, foglietti e teste delle persone.
L'IA legge e classificaIA
Il sistema estrae i dati della richiesta, riconosce da dove a quando, merce, misure, peso e allestimento — e la assegna al lato giusto: si tratta di un carico di un cliente o di spazio di carico libero di un vettore? Poi viene collegata al partner già noto e alla relazione corrispondente. Nessuno ricopia a mano.
Voi verificate e approvateVOI
L'addetto alla disposizione vede la bozza già pronta e corregge ciò che non torna. Solo con la sua approvazione la richiesta diventa una pratica. L'IA ha preparato — la decisione è vostra.
Risultato: la richiesta è registrata — con prezzo, contatto e relazione. Da questo momento appartiene alla vostra azienda, non a una casella di posta.
Si interroga il proprio portafoglioSISTEMA
Prima che qualcosa esca all'esterno, BAILOS guarda nella borsa interna: esiste già un camion libero adatto a questo carico nella vostra rete — oppure un carico adatto a questo camion? Le corrispondenze compaiono subito, con la motivazione: vicinanza, data, allestimento, carico di ritorno.
Nessuna corrispondenza? Allora l'invio miratoVOI
Se nel proprio portafoglio non si trova nulla, la richiesta esce all'esterno — ma non come e-mail circolare a tutti. BAILOS preseleziona i destinatari lungo la vostra relazione: chi ha già viaggiato su quel percorso, chi è registrato come lead, chi lavora su traffici fissi. Voi vedete l'elenco, spuntate chi contattare e inviate con un clic.
Le risposte rientrano tutte insiemeSISTEMA
Le risposte non arrivano più sparse nella casella di posta, ma raccolte sulla pratica: chi può e a quale prezzo, chi ha rifiutato, chi non ha ancora risposto. Un colpo d'occhio invece di dodici scambi di e-mail.
Voi negoziate e tenete tracciaVOI
La preselezione è pronta — la trattativa la conducete voi. Ogni conferma, ogni prezzo, ogni rifiuto resta agganciato alla pratica. Anche ciò che non si concretizza: chi oggi ha detto di no, la prossima volta sarà la scelta migliore o quella peggiore. E voi sapete perché.
Risultato: entrambi i lati hanno un prezzo — il carico del cliente e la capacità del vettore. Il margine è definito prima che diate conferma.
Voi chiudete entrambi i latiVOI
L'addetto alla disposizione conferma al cliente e incarica il vettore — in un unico passaggio, dalla stessa pratica. Nessun secondo inserimento, nessun errore di trascrizione tra le due metà dello stesso affare.
Entrambe le parti ricevono confermaSISTEMA
Cliente e vettore ricevono la propria conferma con tutti i dati concordati. Ciò che ciascuna parte ha promesso è fissato da quel momento — non come ricordo di una telefonata, ma come registrazione con marca temporale.
Dall'offerta nasce l'ordineIA
L'ordine del cliente nasce dalla pratica — con tutti i dati che ci sono già: indirizzi, finestre temporali, merce, prezzi, referenti. Dallo stesso record viene generato l'ordine al vettore, con una netta separazione di ciò che ciascuna parte può vedere. Nello stesso momento cliente e vettore confluiscono nello storico della relazione.
Risultato: due ordini vincolanti da un'unica richiesta — senza che nessuno abbia digitato gli stessi dati una seconda volta.
Controllo di conformità di entrambe le partiSISTEMA
Prima del carico il sistema verifica entrambi i lati: l'assicurazione del vettore è valida e sufficiente, i documenti necessari ci sono, il fido del cliente è capiente? Se manca qualcosa o sta per scadere, la pratica si blocca — in modo visibile e con la motivazione.
Sblocco da parte di un responsabile o dell'amministratoreVOI
Chi può togliere un blocco lo stabilite voi. Un addetto alla disposizione può disporre, ma non superare qualsiasi limite; la direzione o l'amministrazione autorizzano ciò che ha conseguenze. Ogni autorizzazione resta nello storico con nome e orario.
Risultato: nessun carico affidato a chi non è stato verificato, nessun ordine oltre un limite superato — e in caso di contestazione è ricostruibile chi ha autorizzato che cosa e quando.
Gestione del trasporto con sequenze fisseSISTEMA
Il trasporto non è una scatola nera, ma procede per stazioni: assegnato, confermato, in carico, in viaggio, in scarico, consegnato. Ogni cambio di stato attiva ciò che avete impostato — notifica di stato al cliente, segnalazione alla disposizione, allerta in caso di ritardo. Configurate una volta chi viene informato di che cosa e quando; da lì in poi va da sé.
Lo stato arriva dalla disposizione o dall'autistaVOI
Lo stato lo comunica chi lo conosce per primo: l'addetto alla disposizione dal sistema o l'autista dall'app. Entrambi finiscono nello stesso punto. Invece di «Dove sei adesso?», lo stato è semplicemente lì — anche per il cliente, senza che nessuno debba alzare la cornetta.
Risultato: sapere dove si trova il mezzo non costa più una telefonata — e i ritardi si vedono finché c'è ancora tempo per reagire.
I documenti arrivano — per due stradeIA
Alla rampa l'autista fotografa la prova di consegna e la lettera di vettura nell'app. Ciò che arriva più tardi — fattura del vettore, bolla di pesatura, attestazioni — lo trascinate semplicemente sulla pratica. L'IA legge ogni documento, riconosce a che cosa appartiene e lo allega alla posizione giusta. Niente rinomine, niente archiviazione, niente ricerche.
Si fattura appena c'è la provaVOI
Quando c'è la prova di consegna, l'ordine è pronto per la fatturazione: fattura al cliente in uscita, fattura del vettore verificata e approvata, esportazione in contabilità. Il margine non compare solo nel report mensile — era già definito nell'Atto 2 e qui viene confermato.
Risultato: il trasporto è consegnato, documentato, fatturato. E ha lasciato una traccia che domani renderà più veloce il successivo.
Ogni trasporto rende più veloce il successivo.
Alla fine della catena non c'è soltanto una fattura pagata, ma una traccia: chi ha chiesto un prezzo su questa relazione, chi l'ha percorsa, a quale tariffa, con quale esito. La volta successiva la ricerca non riparte da zero — riparte da tutto ciò che la vostra azienda sa già.
LA RELAZIONE
Cliente e vettore confluiscono automaticamente nello storico del percorso. Chi chiedeva una volta sola diventa nel tempo un partner fisso — in modo visibile, non a sensazione.
IL PREZZO
Quanto è stato pagato l'ultima volta su questo percorso compare accanto all'offerta successiva. Si calcola con i numeri della propria azienda, non a intuito.
LA PROVA
Conferma, presa in carico, prova di consegna, fattura — senza lacune e in ordine cronologico. Se qualcuno chiede che cosa era stato concordato, decide lo storico e non la memoria.
LA BASE
È proprio su questa traccia che lavoreranno in futuro gli agenti IA. Chi oggi non la raccoglie, domani non potrà utilizzarla — per quanto buono sia il modello.
Vedere invece di leggere
Percorriamo la catena con un vostro carico.
Portate una richiesta reale dalla vostra casella di posta — vi mostriamo dal vivo che cosa ne fa BAILOS. 15 minuti, in tedesco, inglese o italiano.